En viktig del av planleggingen er å koordinere taler og middag. Heldigvis kan toastmaster hjelpe til med dette. Legg en god plan sammen med toastmasteren, for å unngå at middagen blir for lang, eller at maten blir kald underveis. Si gjerne fra til gjestene om at man må melde inn taler i forkant. Den enkleste måten er å notere kontaktinformasjon til toastmaster i invitasjonene.